Kundenanfragen automatisierenKundenanfragen automatisieren
Keine Anfrage geht mehr verloren

Wir automatisieren Kundenanfragen für Betriebe in Dorsten und im Ruhrgebiet: Jede Anfrage bekommt sofort eine Antwort, landet bei der richtigen Person und steht direkt in deinem Kalender, deinem CRM oder deiner Branchensoftware. Dafür verbinden wir die Programme, die du schon nutzt. Einfache Abläufe gibt es ab 490 Euro.

Wo Anfragen heute verloren gehen

Kaum ein Betrieb verliert Anfragen, weil ihm die Kunden egal sind. Sie gehen an vier Stellen verloren:

• Der Anruf kommt, während du arbeitest. Auf der Baustelle, beim Kunden, in der Besichtigung. Zurückgerufen wird abends, wenn überhaupt.
• Die Mail liegt zwischen fünfzig anderen. Bis sie jemand liest, hat der Kunde beim Nächsten angefragt.
• Die Nachricht landet beim Falschen. Bei mehreren Mitarbeitern weiß keiner, wer zuständig ist, also antwortet niemand.
• Alles wird von Hand abgetippt. Name, Telefonnummer und Wunsch aus der Mail in die Software, in den Kalender, in die Antwort. Drei Minuten pro Anfrage, dreißigmal die Woche, sind anderthalb Stunden. Jede Woche.

Anfragen automatisieren heißt deshalb vor allem: schneller antworten. Wer innerhalb von Minuten reagiert, hat oft die besseren Karten gegen Mitbewerber, die erst am nächsten Tag zurückrufen. Kommen deine Anfragen aus Google-Anzeigen, zählt jede Minute doppelt.

So läuft eine Anfrage, wenn sie automatisiert ist

Das Formular selbst gehört zu deiner Website. Hier geht es darum, was danach passiert.

Automatisierung für Immobilienmakler: Exposé-Anfragen, die sich selbst eintragen

Genauso läuft es bei IMZ Immobilien, ebenfalls aus Dorsten.

Beispiel Bestellportal: Bestellungen, die sich selbst bestätigen

Das Portal selbst ist Individualsoftware, die Abläufe danach sind Anfragen & Termine. Das ist also nicht nur etwas für Handwerk, sondern für jeden Betrieb, bei dem immer wieder dieselben Schritte anfallen.

Automatisierung im Handwerk: Antworten, während du auf der Baustelle bist

So sähe das bei einem Handwerksbetrieb aus: Während du auf dem Dach stehst, kommen zwei Anfragen über die Website. Beide bekommen sofort eine Antwort, dass die Anfrage angekommen ist und wann du dich meldest. Du bekommst eine kurze Nachricht aufs Handy, mit Name, Telefonnummer und Anliegen. Abends steht alles in deiner Liste oder deinem Kalender, und niemand hat in der Zwischenzeit beim nächsten Betrieb angefragt.

Termine und Zuständigkeiten

Viele kleine Abläufe kosten zusammen am meisten Zeit. Wir automatisieren zum Beispiel:

• Termine, die aus einer Anfrage direkt in deinem Kalender landen, mit Bestätigung für den Kunden
• Zuweisung, damit jede Anfrage beim richtigen Mitarbeiter im CRM ankommt
• Benachrichtigungen, wenn eine Anfrage liegen bleibt und noch niemand geantwortet hat

WhatsApp Business, einen Rückruf nach verpasstem Anruf oder etwas ganz anderes? Sprich uns an. Ob es geht, hängt vor allem daran, was deine Telefonanlage und deine Programme können, und das prüfen wir vorher.

Bewertung nach dem Auftrag

Die meisten zufriedenen Kunden würden eine Bewertung schreiben, sie werden nur nicht gefragt. Wir binden die Bitte an den Moment, in dem der Auftrag abgeschlossen ist, zum Beispiel an die Rechnung oder den letzten Termin. Einige Tage später geht eine kurze Nachricht mit dem direkten Link zu deinem Google-Profil raus, höchstens mit einer Erinnerung.

Die Bitte geht nur an Kunden, die vorher zugestimmt haben, etwa mit einem Kästchen im Formular oder einer Zeile im Angebot. Und sie geht an alle, die zugestimmt haben, ohne Gutschein und ohne vorher auszusortieren, wer zufrieden war. So verlangen es Googles Richtlinien, und so bist du auch nach deutschem Wettbewerbsrecht auf der sicheren Seite. Link, QR-Code und Antworten auf Bewertungen gehören zu Google-Profil & SEO.

Was wir anbinden und wo KI-Automatisierung hilft

KI-Automatisierung für kleine Unternehmen, ob im Handwerk, im Maklerbüro oder im Handel, heißt bei uns: erst die festen Abläufe, KI nur dort, wo sie wirklich etwas abnimmt. Wir verbinden, was du schon hast, statt dir ein neues Programm zu verkaufen: Maklersoftware wie Propstack, FlowFact oder onOffice, CRM, Shop- und Bestellsysteme, Google- oder Outlook-Kalender, Rechnungsprogramme wie sevDesk oder Lexware Office, Microsoft 365 und Gmail. Entscheidend ist, ob dein Programm eine Schnittstelle hat. Das prüfen wir vor dem Angebot, nicht danach.

Die Abläufe programmieren wir selbst, statt sie in einem Baukasten zusammenzuklicken, für den du ein weiteres Abo zahlst. Sie laufen auf unserem Server in Deutschland. KI setzen wir nur ein, wo es Sprachverständnis braucht, etwa um eine formlose Mail auszulesen oder einen Antwortentwurf zu schreiben. Dann geht der Text an einen KI-Anbieter, und du gibst die Antwort frei, bevor sie rausgeht. Einen Chatbot, der deine Kunden ärgert, bauen wir nicht.

Deine Abläufe verantworten Mateusz Goralewski, bei uns zuständig für Software, und Patryk Widulinski, zuständig für KI und Automatisierung, gemeinsam, damit immer zwei Leute wissen, wie dein Ablauf funktioniert.

Was kostet es, Kundenanfragen zu automatisieren?

Einfache Abläufe kosten ab 490 Euro. Einfach heißt: ein Auslöser, zum Beispiel das Formular auf deiner Website, und bis zu zwei Schritte danach, etwa Sofortantwort an den Kunden und Nachricht an dich, mit einem Programm, das eine offene Schnittstelle hat. Anbindungen an Maklersoftware, CRM oder Shop sind mehr Arbeit, dafür bekommst du nach dem Gespräch einen festen Preis. Braucht dein Ablauf eine eigene Oberfläche, etwa ein Portal für deine Kunden, ist das eigene Software ab 4.990 Euro. Wie viel es bei dir wird, hängt davon ab, wie viele Programme mitspielen und wie viele Sonderfälle dein Ablauf kennt. Den genauen Preis bekommst du nach dem Erstgespräch im Angebot.

Ob danach monatlich etwas anfällt, hängt davon ab, wo der Ablauf läuft:

• Direkt in deinem Programm, etwa als Regel in deiner Maklersoftware oder deinem Kalender: Dann ist er nach der Einrichtung fertig. Keine Monatsgebühr. Spätere Wünsche bekommst du als Angebot.
• In einer Website, die wir betreuen: Dann ist er in der Betreuung deiner Website enthalten.
• Auf unserem Server, weil er mehrere Programme verbindet: Dann kostet der Betrieb ab 49 Euro im Monat, monatlich kündbar. Dafür läuft er auf unserem Server in Deutschland, wir überwachen ihn, passen ihn an, wenn ein angebundenes Programm sich ändert, und ändern kleine Texte für dich. Gebühren für SMS, WhatsApp oder ein Buchungswerkzeug zahlst du direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag. Alle Preise netto zzgl. MwSt., nur für Gewerbekunden.

Ob es sich lohnt, kannst du selbst ausrechnen. Ein Beispiel: 60 Anfragen im Monat, je fünf bis zehn Minuten für Lesen, Abtippen und Antworten, sind fünf bis zehn Stunden im Monat. Nimm deine eigenen Zahlen. Kommt mehr als ein Arbeitstag im Monat heraus, lohnt sich das Gespräch.

Wann es sich nicht lohnt

Wer einen Ablauf automatisiert, der nicht klar ist, bekommt einen unklaren Ablauf, der jetzt schneller falsch läuft. Deshalb schauen wir uns zuerst an, wie es heute wirklich läuft. Lohnt es sich nicht, sagen wir dir das, und du sparst dir das Geld.

Der nächste Schritt

Schreib uns in drei Sätzen, wo bei dir Anfragen liegen bleiben, an hello@fog.ninja oder über Kontakt. Im kostenlosen Erstgespräch, rund 30 Minuten, schauen wir uns an, wie es heute läuft. Danach bekommst du einen festen Preis, oder wir sagen dir, dass es sich nicht lohnt.

Wenn deine Website ohnehin ansteht: Automatisierung und Webdesign kommen bei uns aus demselben Team, und eine Anfrage, die direkt im richtigen System landet, ist der beste Zeitpunkt für beides.