Automatisierung & KI für Betriebe in NRW

Wir automatisieren die wiederkehrenden Abläufe in deinem Betrieb: Anfragen, die abgetippt werden, Angebote, die aus denselben Bausteinen entstehen, Rechnungen, Termine, Erinnerungen. Ein Paketpreis steht dafür nicht auf dieser Seite, weil der Aufwand am Ablauf hängt und nicht an einer Produktkategorie — nach einem 30-Minuten-Gespräch bekommst du ein Angebot mit festem Umfang, Zeitplan und Preis. Die meisten einzelnen Automatisierungen sind eine Sache von Tagen bis wenigen Wochen, nicht von Monaten.

Der Ablauf, den wir am häufigsten sehen, geht so. Eine Anfrage kommt per Mail rein. Jemand liest sie, tippt Name und Adresse in eine Tabelle, schaut im Kalender nach, schreibt eine Antwort, kopiert dieselben Daten ins Angebotsprogramm, legt sie später nochmal in der Buchhaltung an. Vier Systeme, dieselben Daten, viermal abgetippt. Und weil es jedes Mal nur drei Minuten sind, fällt es niemandem als Kostenpunkt auf.

Drei Minuten, dreißigmal die Woche, sind anderthalb Stunden. Jede Woche.

Was ist damit gemeint, wenn wir "KI" sagen?

KI ist gerade das Wort, mit dem alles verkauft wird. Deshalb vorab, was wir damit nicht meinen: keinen Chatbot in der Ecke deiner Website, der Kunden ärgert, und keine Strategiepräsentation über künstliche Intelligenz.

Wir meinen zwei Dinge. Erstens Automatisierungen im engeren Sinn: feste Regeln, die immer gleich ablaufen. Kommt eine Anfrage rein, landen die Daten überall dort, wo sie hingehören, und der Kunde bekommt sofort eine Antwort statt am nächsten Tag. Zweitens Stellen, an denen es Sprachverständnis braucht — eine formlose Mail auslesen, ein Protokoll zusammenfassen, aus einer Sprachnachricht von der Baustelle einen Bericht machen. Da kommt ein Sprachmodell ins Spiel, und nur da.

Bei uns baut das Patryk. Das ist einer der drei, mit dem du auch redest, wenn etwas nicht so läuft wie besprochen.

Was sich zu automatisieren lohnt — und was nicht

Die rechte Spalte ist wichtiger als die linke. Wer einen Ablauf automatisiert, der nicht klar beschrieben ist, bekommt einen unklaren Ablauf, der jetzt auch noch schneller falsch läuft. Deshalb ist der erste Teil eines Automatisierungsprojekts kein Programmieren, sondern hinsetzen und aufschreiben, was tatsächlich passiert — nicht, was im Handbuch steht.

Wo das im Alltag ansetzt

• Anfragen: Formular auf der Website, automatische Bestätigung an den Kunden, Datensatz an der richtigen Stelle. Wer innerhalb von Minuten antwortet statt am Folgetag, gewinnt Aufträge gegen Mitbewerber, die schlicht später zurückrufen.
• Angebote: Wenn Angebote aus wiederkehrenden Positionen bestehen — Quadratmeter, Anfahrt, Materialpauschale — muss sie niemand jedes Mal neu tippen.
• Termine: Buchung, Bestätigung, Erinnerung. Erinnerungen sind der unspektakulärste Punkt auf dieser Liste und der mit der schnellsten Wirkung, weil sie Ausfälle verhindern. Für Praxen und Werkstätten ist das direkt Geld.
• Belege und Buchhaltung: Belege einsammeln, sortieren, vorbereiten, damit im Steuerbüro nicht wieder ein Schuhkarton landet.
• Berichte: Wer heute Zahlen aus drei Werkzeugen in eine Tabelle kopiert, um zu sehen wie der Monat lief, braucht ein Dashboard. Das gehört zu Individualsoftware.
• Content: Wiederkehrende Beiträge und Auswertungen im Marketing lassen sich vorbereiten statt jedes Mal neu bauen — siehe Social Media.

Angebunden wird über offene Schnittstellen. Buchhaltung, Warenwirtschaft, Handwerkersoftware, Microsoft 365, Google Workspace: Wenn das System eine API hat, reden wir mit ihm. Die ehrliche Einschränkung ist also nicht, welche Software du einsetzt, sondern ob sie eine Schnittstelle anbietet — und das prüfen wir vor dem Angebot, nicht danach.

Wie eine Automatisierung entsteht

Vier Schritte, und der erste ist der wichtigste.

1. Hinsehen. Wir lassen uns den Ablauf zeigen, wie er tatsächlich läuft. Nicht besprechen — zeigen. Dabei kommt regelmäßig heraus, dass zwei Leute denselben Ablauf unterschiedlich machen.
2. Schneiden. Wir nehmen das Stück heraus, das oft passiert, klar beschreibbar ist und nichts kaputt macht, wenn es einmal danebengeht. Dieses Stück wird zuerst gebaut.
3. Bauen und danebenlaufen lassen. Die Automatisierung läuft eine Zeit lang parallel zur Handarbeit. So siehst du, ob sie das Richtige tut, bevor du dich auf sie verlässt.
4. Übergeben. Du bekommst gezeigt, wo du siehst, dass alles läuft, und was zu tun ist, wenn nicht. Eine Automatisierung, die nur wir verstehen, ist eine Abhängigkeit und kein Fortschritt.

Was es kostet und wie wir rechnen

Es gibt keinen Listenpreis, und wir erfinden hier auch keinen. Was den Aufwand bestimmt, sind drei Dinge: wie viele Systeme mitspielen müssen, ob diese Systeme eine saubere Schnittstelle haben oder nicht, und wie viele Sonderfälle der Ablauf kennt.

Die Rechnung, die du selbst aufmachen kannst, ist einfacher als jedes Angebot. Nimm den Ablauf, zähl die Minuten, multipliziere sie mit der Häufigkeit im Monat. Wenn dabei mehr als ein Arbeitstag im Monat herauskommt, lohnt sich das Gespräch. Wenn nicht, sagen wir dir das, und du sparst dir das Projekt.

Für Betriebe, bei denen laufend etwas dazukommt, gibt es die Betreuung als Retainer statt als Einzelprojekt. Umfang und Preis richten sich danach, wie viel laufend dazukommt.

Der nächste Schritt

Such dir den Ablauf raus, über den du dich diese Woche am meisten geärgert hast. Schreib uns in drei Sätzen, wie er heute läuft — an [email protected] oder über Kontakt. Im 30-Minuten-Gespräch sagen wir dir, ob sich das automatisieren lässt, wie ungefähr, und ob es den Aufwand wert ist.

Wenn deine Website ohnehin ansteht: Automatisierung und Webdesign kommen bei uns aus demselben Team, und eine Anfrage, die direkt im richtigen System landet, ist der günstigste Zeitpunkt für beides.