Webdesign-Agentur beauftragen: Was KMU vor dem Angebot klären sollten

Eine gute Website beginnt nicht mit Farben, sondern mit einem klaren Ziel. Diese Checkliste hilft kleinen und mittleren Unternehmen, Agenturen und Angebote sinnvoll zu vergleichen.

Mateusz Goralewski

Bild: MART PRODUCTION / Pexels

Eine neue Website beginnt selten mit Farben oder Schriften. Meist gibt es ein konkretes Problem: Die alte Seite ist auf dem Handy mühsam, Leistungen sind schwer zu finden, Anfragen kommen über zu viele Wege oder niemand im Betrieb weiß, wer Inhalte ändern kann.

Wer eine Webdesign-Agentur sucht, sollte deshalb nicht zuerst nach dem schönsten Entwurf fragen. Wichtiger ist, ob die Agentur das geschäftliche Ziel versteht und den Weg dorthin nachvollziehbar beschreibt. Diese Checkliste hilft kleinen und mittleren Unternehmen, Angebote zu vergleichen und unnötige Schleifen zu vermeiden.

Erst das Ziel klären, dann den Umfang

„Wir brauchen eine neue Website“ ist ein Projektwunsch, aber noch kein Ziel. Ein brauchbares Ziel lässt sich später überprüfen. Zum Beispiel:

Interessenten sollen die richtige Leistung schneller finden.
Anfragen sollen vollständig über ein Formular eingehen.
Bewerber sollen offene Stellen und Ansprechpartner direkt sehen.
Bestehende Kunden sollen wichtige Unterlagen ohne Rückfrage herunterladen können.

Aus dem Ziel ergibt sich der Umfang. Ein Betrieb mit drei klaren Leistungen braucht möglicherweise eine kompakte Website. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten, Zielgruppen oder erklärungsbedürftigen Angeboten benötigt eher eigene Leistungs- und Standortseiten. Die Seitenzahl sollte nicht aus einem Paket stammen, sondern aus den Aufgaben der Website.

Agentur, Freelancer oder Baukasten?

Alle drei Wege können passen. Ein Baukasten verlangt, dass der Betrieb Struktur, Inhalte, Einrichtung und Pflege selbst übernimmt. Ein Freelancer ist für klar abgegrenzte Projekte oft passend; Vertretung und ergänzende Fachgebiete sollten geklärt sein.

Eine Webdesign-Agentur kann mehrere Aufgaben bündeln. Entscheidend ist immer das konkrete Team: Wer übernimmt Text, Technik, Gestaltung, Suchmaschinenoptimierung und spätere Änderungen? Warum ein kleines Team für viele Betriebe gut passen kann, erklären wir im Beitrag Warum kleine Unternehmen keine klassische Agentur brauchen.

Neun Fragen, die vor dem Angebot beantwortet sein sollten

1. Welches Ergebnis soll die Website liefern?

Eine Agentur sollte nach Geschäftsziel, Zielgruppen und häufigen Kundenfragen fragen. Ohne diese Informationen entsteht leicht eine Seite, die gut aussieht, aber wichtige Entscheidungen der Besucher nicht unterstützt.

Ein sinnvoller Startpunkt sind echte Gespräche aus dem Betrieb: Was fragen Interessenten am Telefon? Welche Leistung wird oft missverstanden? Welche Informationen fehlen regelmäßig vor einem Termin? Solche Fragen liefern meist bessere Seiteninhalte als allgemeine Werbesätze.

2. Welche Leistungen sind im Angebot enthalten?

„Website komplett“ kann vieles bedeuten. Das Angebot sollte Konzeption, Seitenstruktur, Smartphone- und Desktopgestaltung, Texte, Bilder, technische Umsetzung, Formulare, SEO-Grundlagen, Tests, Korrekturrunden und Liveschaltung voneinander abgrenzen.

Auch Schulung, Wartung und spätere Änderungen gehören ausdrücklich hinein oder heraus. Nur dann lassen sich Angebote fair vergleichen.

3. Wer liefert Texte und Bilder?

Wenn der Betrieb Texte „später“ liefern soll, braucht es einen realistischen Ablauf. Klärt, wer Interviews führt, Entwürfe schreibt, Fakten prüft und freigibt.

Eigene Fotos zeigen Betrieb und Arbeit konkret. Bei Stockbildern sollten Quelle und Nutzungsrecht dokumentiert sein; bei erkennbaren Personen müssen die nötigen Einwilligungen geklärt werden.

4. Was gehört nach Projektende dem Unternehmen?

Domain, Zugänge und Inhalte dürfen nicht an einer einzelnen Person hängen. Das Unternehmen sollte wissen, auf wessen Namen Domain und Hosting laufen und welche Zugänge es erhält. Klärt auch Dokumentation, laufende Verträge und den möglichen Anbieterwechsel.

5. Wie wird die Website auf Smartphones geprüft?

Navigation, Formulare, Telefonnummern, Schaltflächen und längere Texte müssen auf kleinen Bildschirmen funktionieren. Klärt Geräte, Browser und Fehlerprüfung.

Zur Planung gehören auch verständliche Strukturen, ausreichende Kontraste, bedienbare Formulare und Alternativtexte. Welche gesetzlichen Anforderungen gelten, sollte bei Bedarf rechtlich geprüft werden; eine Agentur ersetzt diese Prüfung nicht.

6. Welche SEO-Grundlagen werden umgesetzt?

Suchmaschinenoptimierung beginnt nicht erst nach der Liveschaltung. Google empfiehlt hilfreiche, verlässliche Inhalte, klare Seitentitel, beschreibende Überschriften und verständliche interne Links. Außerdem müssen Suchmaschinen die wichtigen Seiten und Ressourcen abrufen können.

Für ein KMU-Projekt sollte deshalb geklärt sein:

Welche Leistung bekommt eine eigene Seite?
Welche Suchbegriffe verwenden Kunden tatsächlich?
Werden Seitentitel und Meta-Descriptions individuell gepflegt?
Gibt es eine Sitemap und saubere interne Links?
Wird die Website in der Google Search Console geprüft?
Wer beobachtet nach dem Start Klicks, Impressionen und technische Probleme?

Eine seriöse Agentur verspricht keine bestimmte Google-Position. Sie sollte erklären können, welche Grundlage sie schafft und wie Ergebnisse gemessen werden.

7. Wie werden Anfragen und andere Ziele gemessen?

Besucherzahlen allein sagen wenig über den Geschäftsnutzen. Legt fest, welche Aktionen zählen: Formulare, Anrufe, Terminbuchungen, Downloads oder Bewerbungen.

Die Messung muss zum Datenschutzkonzept passen. Ebenso wichtig ist die Kontrolle, ob Anfragen im Alltag wirklich ankommen.

8. Was passiert nach der Liveschaltung?

Websites brauchen Updates, Sicherungen und gelegentliche Inhaltsänderungen. Fragt nach Reaktionszeiten, Abrechnung und Zuständigkeiten.

Ein günstiger Startpreis kann teuer werden, wenn jede Änderung einzeln beauftragt wird. Eine große Pauschale ist unnötig, wenn der Betrieb Inhalte selbst pflegt.

9. Woran wird die Abnahme festgemacht?

„Gefällt uns“ ist kein ausreichendes Kriterium. Vereinbart prüfbare Punkte: vollständige Seiten und Inhalte, funktionierende Formulare und Kontaktdaten, Bedienbarkeit auf den vereinbarten Geräten, indexierbare wichtige Seiten, nötige Weiterleitungen und übergebene Zugänge.

So ist klar, wann das Projekt den vereinbarten Stand erreicht hat.

Ein praktisches Beispiel: Website für einen Handwerksbetrieb

Angenommen, einem Handwerksbetrieb fehlen bei Anfragen oft Einsatzort, gewünschte Leistung und Fotos. Die neue Website soll dann nicht nur moderner wirken, sondern vollständigere Anfragen erzeugen.

Eine mögliche Struktur wäre:

Startseite mit Einsatzgebiet und wichtigsten Leistungen
je eine Seite für die nachgefragten Kernleistungen
Referenzen mit echten Projektfotos und kurzen Erläuterungen
Kontaktseite mit Formularfeldern für Ort, Leistung, Terminwunsch und Bild-Upload

Gemessen werden Formulare, Anrufe und die Zahl der Anfragen mit allen nötigen Angaben. Das Beispiel ist vereinfacht; die richtige Struktur hängt vom Betrieb ab.

Angebote richtig vergleichen

Vergleicht nicht nur die Endsumme. Trennt einmalige Projektkosten von laufenden Kosten und ordnet jede Position einer Leistung zu. Zwei Angebote sind erst vergleichbar, wenn beide dasselbe enthalten.

Hilfreiche Vergleichspunkte sind:

Anzahl und Art der Seiten
Umfang von Text und Bild
Zahl der Korrekturrunden
technische Funktionen und Schnittstellen
SEO- und Analyse-Einrichtung
Hosting, Wartung und Support
Nutzungsrechte, Zugänge und Übergabe

Zur Einordnung nennt Fog Ninja auf der aktuellen Leistungsseite Websites ab 1.290 Euro einmalig und Betreuung ab 39 Euro pro Monat, jeweils abhängig vom vereinbarten Umfang. Das ist kein allgemeiner Marktpreis. Andere Anbieter kalkulieren anders, und ein größerer Funktionsumfang verändert den Aufwand. Wie Website-Preise grundsätzlich entstehen, steht im Beitrag Was kostet eine Website?.

Warnsignale im Erstgespräch

Vorsicht ist angebracht, wenn ein Anbieter ohne Rückfragen sofort ein festes Paket empfiehlt, konkrete Google-Plätze garantiert oder Eigentum und Zugänge unklar bleiben. Auch unbegrenzte Leistungen ohne klare Abgrenzung führen häufig zu unterschiedlichen Erwartungen.

Ein gutes Erstgespräch muss noch keine fertige Lösung liefern. Danach sollte aber klarer sein, welches Problem die Website lösen soll, wer welche Inhalte beiträgt und wie Erfolg geprüft wird.

Die kompakte Briefing-Checkliste

Vor dem ersten Angebot helfen diese Angaben:

Geschäftsziel der Website
wichtigste Zielgruppen und Leistungen
häufige Fragen von Interessenten
gewünschte Aktionen auf der Website
vorhandene Texte, Fotos, Logo- und Markendateien
notwendige Funktionen und Schnittstellen
gewünschter Starttermin
interne verantwortliche Person für Entscheidungen und Freigaben
Rahmen für einmalige und laufende Kosten

Fehlt ein Punkt, ist das kein Problem. Die Agentur sollte helfen, die Lücke zu schließen, bevor sie Aufwand und Termine verbindlich kalkuliert.

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